Cách xử lý khi làm mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào


Đối với quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải có trách nhiệm đóng thuế đối với hàng hóa, dịch vụ cho ngân sách nhà nước. Trong các chứng từ liên quan đến lĩnh vực thuế và kế toán của doanh nghiệp, ngoài việc tìm hiểu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì, hóa đơn giá trị gia tăng là loại hóa đơn giữ vai trò quan trọng mà DN cần lưu ý. Đôi khi, trường hợp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào xảy ra là điều khó tránh khỏi. Khi đó, kế toán cần xử lý như thế nào để không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh và báo cáo của DN?

Tại điều 24, Thông tư 39/2014/TT- BTC quy định về cách xử lý trong trường hợp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào như sau: Nếu DN, hộ, cá nhân kinh doanh phát hiện hóa đơn đã lập hoặc chưa lập bị mất, cháy, hỏng thì phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp DN đó (sử dụng mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Nếu như ngày cuối cùng (ngày thứ 05) rơi vào ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Khi bán hàng hóa, dịch vụ, nếu bên bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó bên bán hoặc bên mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì bên và bên mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản có ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản và kế toán của bên bán hàng sẽ sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho bên mua.

Bên mua có thể sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Nếu hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba bị mất, cháy, hỏng (ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hóa đơn) thì sẽ dựa vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.

Như vậy khi bị mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì bên bán và bên mua phải:

Thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc mất, hỏng, cháy hóa đơn. Nếu ngày cuối cùng (ngày thứ năm)  trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ 

Màu mực, chữ ký trên hóa đơn được quy định như thế nào? 

Ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử thì xử lý thế nào?

Hai bên người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc: Trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật, đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán sao chụp, ký tên, đóng dấu lên bảo sao liên 1 hóa đơn để giao cho người mua. Người mua sử dụng bản sao hóa đơn liên 1 có ký xác nhận, đóng dấu của người bán và biên bản xác nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kế toán, kê khai thuế

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba thì căn cứ vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt người bán hoặc người mua.