Màu mực, chữ ký trên hóa đơn được quy định như thế nào?


Nhiều kế toán cho rằng, hóa đơn hay chứng từ kế toán chỉ cần điền đầy đủ, chính xác thông tin là được. Tuy nhiên, màu mực và chữ ký trên giấy tờ cũng có những quy định nhất định, nếu sai sót có thể làm ảnh hưởng đến giá trị, tính pháp lý của hóa đơn, chứng từ. Ngoài những bài viết đã chia sẻ về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào, về thời hạn kê khai thuế, bài viết hôm nay sẽ gửi đến quý bạn đọc những quy định về màu mực, chữ ký trên hóa đơn, chứng từ.

1. Quy định về chữ ký trên hoá đơn, chứng từ kế toán

Theo như Khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 định nghĩa thì chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trong đó, hoá đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Khi ghi thông tin trên chứng từ, hoá đơn, kế toán không được sử dụng bút mực đỏ, bút mực dễ phai màu, bút chì để tránh việc làm giả, chỉnh sửa số liệu, thông tin.

Tương tự, chữ ký là phần rất quan trọng trên hoá đơn, chứng từ. Nếu không có chữ ký người lập và những chức danh có ghi trên hoá đơn, chứng từ thì văn bản đó không được công nhận có giá trị pháp lý. Màu mực chữ ký phải thống nhất từ đầu đến cuối, không dùng mực đỏ, mực dễ phai, bút chì.

Tuyệt đối không sử dụng đóng dấu chữ ký khắc sẵn bởi nhiều đối tượng sẽ lợi dụng việc này để làm sai, làm giả thông tin.

Ngoài ra, tại Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC cũng quy định về việc lập hoá đơn như sau: Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không bị ngắt quãng, không tự ý viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Đối với hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Như vậy, trên hoá đơn, chứng từ buộc phải đầy đủ chữ ký và mực chữ ký, không được dùng mực đỏ, màu dễ phai hay sử dụng bút chì.

2. Quy định về màu mực khi ghi, ký các văn bản, hợp đồng để doanh nghiệp tham khảo thêm

Theo quy định, khi ký các văn bản hành chính, pháp lý thì không được dùng bút mực đỏ, bút chì hay bút màu mực dễ phai.

Điều này được thể hiện đầy đủ tại Khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

Quy định này được áp dụng với mọi cơ quan, tổ chức Nhà nước khi viết hồ sơ, chứng từ, hợp đồng. Theo đó, trừ loại bút mực đỏ, bút chì, bút màu mực dễ phai thì những loại bút màu mực khác đều có thể lựa chọn để ký văn bản, hợp đồng.

Tuy nhiên cũng nên lưu ý hạn chế sử dụng bút mực đen để tránh trùng màu với mực in photo, tránh việc giả mạo. Theo đó, tốt nhất nên sử dụng bút mực xanh, màu mực sáng, rõ ràng để ký hợp đồng. Cũng có những loại giấy tờ được in mực xanh thì ngược lại chúng ta dùng bút mực đen để ghi cho nổi bật. 

Ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử thì xử lý thế nào? 

Lợi ích kép khi doanh nghiệp lớn thực hiện kê khai thuế qua mạng

Về hành vi vi phạm quy định về màu mực, chữ ký trên hoá đơn, chứng từ kế toán, hợp đồng thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

– Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;

– Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;

– Chứng từ kế toán ký bằng mực màu đỏ, mực phai màu;

– Chứng từ kế toán ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;

– Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.